Standard Operating Procedures (Sop

Standard Operating Procedures (Sop 

Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap). Lembaga atau perusahaan yang besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan. 

Teori 

Pendekatan dari sistem manusia - mesin merupakan salaha satu cara dipakai merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering dipertimbangkan, yaitu: 1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai pengendali proses. Alat-alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia, disini ada fungsi-fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran. Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada manusia dan keluaran (output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan seperangkat pengendali; 3) Sistem-sitem otomatis, tidak memerlukan manusia, karena semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terus-menerus melakukan pengawasan dengan parameter tertentu. 

Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda pada sistem kerja semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara mekanik – elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”. 

Desain-desain pekerjaan yang ditautkan dengan sistem-sistem tata letak fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah-langkah, artinya bila seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah-langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan, dan yang selalu ada langkah-langkah tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.

Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta pengendaliannya, antara lain

· Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.

· Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.

· Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas, kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan khusus. 

· Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas operasi. 

· Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus mempunyai dokumentasi. 

· Ada diagram alir kerja.

· Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.

· Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.  

· Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu. 

· Ada yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?

· Ada akuntabilitas pimpinan.

· Ada pelaporan dan dokumentasi.

Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugas-tugas dari suatu pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan istilah tugas performansi perluasan (Extended performance task) untuk menjelaskan kaitan performansi dengan tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari beberapa tugas kecil, bahkan dapat berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian (operation), dan langkah-langkah (step). 

Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu SOP. 

Gambar di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan dalam beberapa langkah. 

Gambar  Hirarki analisis tugas yang akan ditampilkan siswa.

Pandangan sosioteknis, konsep-konsep dan metode-metode pandangan teknologi adalah mekanistik, yaitu manusia dianggap sebagai mesin, bahkan dianggap mata rantai dari mesin. Ada dua alasan, pertama ialah terdapat suatu sistem bersama yang beroperasi, sistem sosioteknis, dan optimasi bersama adalah tepat. Alasan kedua ialah setiap sistem sosioteknis tertanam dalam suatu lingkungan. Lingkungan ini dipengaruhi oleh suatu kebudayaan dan nilai-nilainya serta seperangkat praktek yang umumnya telah diterima, dimana terdapat peranan-peranan tertentu untuk organisasi-organisasi profesi dan orang terkait. Lembaga yang bekerja menggunakan SOP akan menghasilkan : 1) membawa perbaikan mutu; 2) menambah keluwesan; 3) Mengidentifikasi karyawan yang mempunyai kekurangan dalam produktivitas dan mutu; 4) Mengurangi fungsi-fungsi pelayanan dalam jurusan, seperti inpeksi dosen terhadap mahasiswa; 5) Mengembangkan sikap yang lebih menguntungkan terhadap tanggung jawab, tingkat kerja individu, laju kerja individu, dan distribusi beban kerja

Format dan Manajemen

Pada suatu SOP akan tergambar identifikasi, pengendalian, kemampuan selusur, konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP hendaklah mempunyai format sebagai berikut :

1) Nama lembaga, nama selain pada kop juga ada pada setiap halaman.

2) Judul, judul harus jelas terurai dan terukur. Karena, pada setiap prosedur diuraikan bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah (direktif) untuk menjelaskan ‘siapa mengerjakan apa’. Suatu SOP berjudul "Bahan bakar solar untuk injeksi motor Diesel ” tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul “Proses injeksi bahan bakar solar pada motor Diesel.” Gaya bahasa direktif, seperti., "Pengujian dari...," "Operasi dari...." atau "Perawatan dari...".

3) Halaman, harus tertulis "halaman 3 dari 7", ini menggambarkan ada kelanjutan. 

4) Identifikasi dan Pengendalian, pada suatu Prosedur mesti teridentifikasi keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan gambaran suatu dokumentasi sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan gambaran prosedur berdasarkan pada sejumlah identifikasi atau kode, yang merupakan pengendalian (seperti., kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SOP dilakukan). 

5) Tujuan, suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang (repeat) dan dapat dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah, seperti., operasi, prosedur, proses, monitoring, dan rutinitas perawatan dengan perusahaan ABC dand XYZ sistem WFI.

6) Ruang lingkup. Ruang lingkup (scope) harus mempunyai batas penggunaan prosedur. Apakah itu, sampel tertentu sesuai pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini terpakai hanya pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada batasan kapasitas, volume prosedur?

7) Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan khusus atau sertifikat? Pada sesi ini dibatasi karyawan yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai kualifikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur suatu tahapan untuk sejumlah detail dalam dokumen berikut. 

8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-step) atau kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung, seperti., "Tambahkan 100.0 ml air murni, PN 0128."

9) Kebutuhan Perhitungan / Penanganan data / Dokumensi. Uraikan bagaimana data mentah diolah dan dilaporkan. Sediakan contoh perhitungan, bila ada.

 Membuat Diagram Alir Kerja

Ada rincian tugas yang berupa sebuah garis lurus yang berurutan. Ini berarti bahwa setiap langkah dalam tugas tersebut dilakukan secara urutan 1 – 2 – 3 tanpa ada memerlukan Pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif. Rincian untuk tugas ’Membersihkan workshop harian’ menggambarkan suatu urutan lurus dan tunggal. Artinya, tidak memerlukan pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif. Namun bila suatu 

’Mengoperasikan test Bench pompa injeksi motor diesel’ 

 Jenis Prosedur 

SOP sering dibagi dalam beberapa jenis prosedur, antara lain Manufacturing Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur kalibrasi atau Prosedur perawatan preventif. Kategorisasi prosedur berguna, namun lebih baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan bidang pekerjaan.

Kategorisasi memberi format lebih khusus untuk setiap jenis prosedur. Acuan harus sesuai prosedur pengujian, seperti suatu standar kalibrasi alat harus sesuai dengan prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian keberhasilan minimal karyawan.

Pekerjaan apa Tidak Memerlukan SOP?

Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan kalkulator," "Mengoperasikan timbangan," "Mengoperasikan pembuatan minuman kopi," "Mengoperasikan mesin fotocopy? Kita sepakat tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya karena tidak menyebabkan kerusakan atau kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung jawab dan akuntabilitas, pekerjaannya tidak rumit. 

Kapan penulisan SOP stop? Konsistensi operasi mesti dijamin pada semua aktivitas, dianggap langsung mempunyai efek pada produk. Apabila aktivitas tampil tidak konsisten, berefek pada keselamatan produk, penampilan kerja, dan kualitaskerja? Setiap ketidaksetujuan anggota pada prosedur harus dicacat pembuat SOP. 

 Seberapa Detail yang Cukup?

Tingkat detail suatu prosedur mempunyai efek langsung dengan tingkat kecakapan tampilan karyawan yang mengerjakan. Tidak ada aturan tentang tingkat detail suatu SOP. Prosedur mesti dituliskan dengan komunikasi efektif agar karyawan mudah memahaminya. Penilihan "apa materinya" dan "apa tidak materinya" dalam suatu proses diperlukan saat mengurai prosedur. Penulis mesti yakin signifikansi dari langkah-langkah proses dan pengendalian kerja. 

Bila ada SOP berisi beberapa detail yang tidak penting, hendaklah dipertanyakan dan dibuang langkah-langkah itu, seandainya ini tidak dibuang langsung, dijustifikasi SOP sebagai suatu prosedur yang menyimpang, kejadian ini dipertimbangkan dan dilaporkan penyimpangannya. Setiap prosedur dibatasi oleh proses kendali dan efektivitas pengujian kriteria kerja, seperti jumlah produk yang dapat dikerjakan dalam waktu tertentu. 

 SOP Merupakan Produk Hukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang pegawai menggunakan stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

Bukan Spesifikasi Dalam SOP

Suatu SOP merupakan standard dan applikabel untuk bermacam konteks perkerjaan, karena prosedur tidak berubah, walaupun spesifikasi berubah, umpamanya prosedur menyetel platina mobil Toyota spec 4 KH sama dengan 5 KH walaupun specnya berbeda. Prosedur bagaimanapun mesti berisikan spesifikasi, keterbatasan, suatu proses. Pengendalian SOP dapat mempunyai nilai positif maupun negatif, dan pengendalian dapat dilakukan melalui kartu isian, tabel/borang, kalibrasi, monitoring, evaluasi.

Siapa Semestinya Menulis SOP

Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.